Comment déménager un espace de travail collaboratif ou un petit atelier ?
Vous êtes en plein projet de réaménagement de votre entreprise et vous vous posez la question de comment déménager un espace de travail collaboratif ou un petit atelier ? Voici des conseils et astuces pour le faire de manière efficace.
1. Préparer le déménagement
Il est primordial de planifier le déménagement de votre espace de travail. La préparation est un facteur clé de succès pour un déménagement sans accroc.
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Pour commencer, faites l’inventaire de votre mobilier de bureau et de vos équipements. Cela vous permettra d’avoir une idée précise de ce que vous devez déménager et de la taille du véhicule de transport nécessaire.
Ensuite, selon la taille de votre espace collaboratif, il pourrait être judicieux de faire appel à une entreprise de déménagement professionnelle. Ces experts possèdent l’expérience et le matériel nécessaire pour déplacer en toute sécurité votre mobilier et vos équipements.
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2. Organiser le nouvel espace de bureau
Avant que le déménagement n’ait lieu, prenez le temps de visualiser et d’organiser votre nouvel espace de travail. Un bureau bien organisé favorise la productivité et le bien-être des collaborateurs.
Pensez à l’agencement de votre nouvel office space. Où seront placés les bureaux ? Où se tiendra la salle de réunion ? Comment favoriser la circulation dans l’espace ? Réfléchissez aussi aux zones de travail individuelles et collectives pour maintenir un environnement de coworking efficace.
3. Impliquer l’équipe dans le processus
Le déménagement d’un espace de travail collaboratif n’est pas seulement une affaire de logistique. C’est aussi un projet d’entreprise qui doit impliquer tous les collaborateurs.
Communiquez en amont sur le projet de déménagement. Partagez les plans du nouvel espace, demandez leur avis sur l’aménagement et rassurez-les sur la continuité de leurs activités pendant la phase de transition.
4. Préserver la continuité des activités
Un déménagement ne doit pas perturber l’activité de votre entreprise. Pour cela, il peut être judicieux de déménager par phases, en déplaçant d’abord le mobilier et les équipements non essentiels.
Prévoyez également des solutions de rechange pour la tenue de réunions ou le travail collaboratif durant la phase de déménagement. Il existe des espaces de coworking temporaires qui peuvent vous servir de relais durant cette période.
5. Aménager le nouvel espace
Enfin, une fois le déménagement terminé, il est temps d’aménager votre nouvel espace de travail collaboratif. Prenez en compte les retours de vos collaborateurs pour créer un environnement de travail agréable et fonctionnel.
L’aménagement d’un bureau ne doit pas être pris à la légère. Il est essentiel de créer un environnement propice à la concentration et à la collaboration. Il est aussi important de prévoir des espaces de détente pour vos collaborateurs.
N’oubliez pas de célébrer ce nouvel espace avec toute votre équipe. C’est une excellente occasion de renforcer l’esprit de collaboratif et de commencer sur une note positive dans votre nouveau bureau.
6. Opter pour le Flex Office dans le nouvel espace de travail
La notion de Flex Office, ou bureau flexible, devient de plus en plus populaire. C’est une approche qui peut s’avérer particulièrement efficace dans le cadre d’un déménagement d’un espace de travail collaboratif. Le concept du Flex Office est simple : plutôt que d’avoir des postes de travail attitrés, les employés peuvent s’installer là où ils le souhaitent dans l’espace de travail. Appliquée correctement, cette approche peut favoriser la communication et la collaboration entre les membres de l’équipe.
Il est important d’assurer une transition en douceur vers ce nouveau mode de travail. Commencer par une phase d’expérimentation peut être bénéfique. Cela permet aux collaborateurs de se familiariser avec le concept et d’exprimer leurs retours avant la mise en place définitive.
Assurez-vous également que l’équipement nécessaire soit disponible. Par exemple, des casiers sécurisés pour les effets personnels, une bonne connexion wifi dans tous les coins de l’espace de travail, des salles de réunion bien équipées et accessibles. N’oubliez pas non plus d’aménager des zones de silence pour ceux qui ont besoin de se concentrer sans interruption.
7. Intégrer des Smart Services dans le nouvel espace de travail
Pour optimiser votre nouvel espace de travail collaboratif, vous pouvez également envisager d’intégrer des Smart Services. Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions digitales qui peuvent faciliter la vie de vos collaborateurs et améliorer leur productivité.
Par exemple, des espaces coworking proposent désormais des applications mobiles qui permettent à leurs utilisateurs de réserver une salle de réunion, de commander un repas ou encore de signaler un problème technique en quelques clics. D’autres offrent des services de conciergerie en ligne, comme la gestion de courrier ou des services de nettoyage et d’entretien.
Ces services peuvent grandement contribuer à l’efficacité et au bien-être de vos collaborateurs. Ils permettent de déléguer certaines tâches administratives et logistiques pour se concentrer sur l’essentiel : le travail en équipe et la réalisation des projets de l’entreprise.
Conclusion
Le déménagement d’un espace de travail collaboratif ou d’un petit atelier est un projet ambitieux qui nécessite une préparation et une organisation minutieuses. De la planification du déménagement à l’aménagement du nouvel espace, chaque étape est importante.
Pensez à impliquer votre équipe dans le processus pour garantir un déménagement réussi et une transition en douceur. Optez pour l’approche Flex Office pour encourager la collaboration et la flexibilité dans votre nouvel espace. Et n’oubliez pas d’intégrer des Smart Services pour faciliter le quotidien de vos collaborateurs.
Enfin, souvenez-vous que le déménagement est l’occasion de créer un environnement de travail qui reflète vos valeurs d’entreprise et favorise le bien-être et la productivité de vos collaborateurs. Alors, faites preuve de créativité et n’hésitez pas à innover pour faire de votre nouvel espace de travail un lieu agréable et stimulant !